Le contact téléphonique reste aujourd’hui le moyen de communication le plus utilisé en entreprise. Pour qu’il soit efficace et productif, une série de règles doivent être respectées. Dans cet article, nous vous donnons 10 astuces pour gérer au mieux vos relations avec votre interlocuteur.
1) Préservez les bonnes manières
Tout d’abord, ce conseil peut sembler évident, cependant il est essentiel d’entretenir une bonne relation avec l’interlocuteur. Il faut à tout prix éviter de couper la parole ou de parler trop fort. En outre, avoir un ton poli et neutre est important, car cela permettra de ne pas heurter l’interlocuteur et de ne pas paraître impoli.
2) Soyez clair et précis
Cette seconde astuce est cruciale : il ne faut pas tergiverser et dire seulement l’essentiel. La personne que vous appelez n’a pas forcément le temps d’écouter votre long monologue, alors misez sur des explications courtes et tranchantes. Si besoin, n’hésitez pas à reformuler vos propos afin que votre interlocuteur comprenne bien votre message.
3) Maîtrisez votre langage verbal et non-verbal
Votre attitude va jouer un grand rôle dans la réussite de votre conversation téléphonique. Vous devez donc vous montrer souriant, dynamique, et si possible parler d’une voix claire et posée. De plus, pour démontrer votre intérêt et votre attention, on vous conseille d’utiliser des expressions telles que « Bien sûr » ou « Je comprends ». Ainsi, vous exprimerez naturellement votre engagement, et votre interlocuteur comprendra que vous êtes attentif aux informations qu’il vous communique.
4) Préparez-vous avant l’appel
Avant de passer un appel, il est recommandé de bien réfléchir à ce que vous allez dire. Par exemple, prenez le temps de repérer les informations essentielles et noter les points que vous souhaitez aborder pendant la conversation. De cette façon, vous n’oublierez pas d’évoquer certains éléments importants et limiterez au maximum les erreurs et imprécisions.
5) Renseignez-vous sur votre interlocuteur
Trouver de l’information sur votre interlocuteur peut vous aider à bien préparer votre appel et à faire des choix pertinents dans votre manière de communiquer. Établissez donc une liste des questions que vous aimeriez poser et trouvez des informations concernant votre interlocuteur via les moteurs de recherche, les réseaux sociaux, etc. Cela vous sera utile pour commencer une conversation et construire une relation de confiance.
6) Faites des pauses
N’hésitez pas à insérer des pauses lors de votre appel. En effet, cela permet de relancer le dialogue et de manifester à votre interlocuteur que vous attendez sa réponse. C’est aussi le moment idéal pour résumer vos propos et s’assurer que l’autre partie a bien compris votre message.
7) Restez calme et patient
Lorsque vous discutez, des malentendus peuvent arriver. Une dispute peut alors naître et rendre inutile votre conversation téléphonique. Il est donc indispensable de garder son calme et de rester courtois, même si vous commencez à vous énerver. Essayez simplement de regarder la situation sous un autre angle et d’argumenter calmement vos points de vue.
8) Éteignez le fond musical
Il est extrêmement important d’avoir un environnement calme et silencieux lors d’un appel. La personne que vous appelez doit vous entendre sans difficulté et sans être distraite par des bruits ambiants. Assurez-vous donc de retirer toute source de distraction et de mettre en sourdine tous les sons qui risqueraient de parasiter la conversation.
9) Utilisez des moyens modernes pour gagner du temps
Les technologies offrent des solutions pour gagner du temps et améliorer le contact téléphonique. Vous pouvez par exemple envoyer un SMS ou un email pour relire les principaux sujets abordés durant l’appel. De cette manière, votre interlocuteur aura une trace complète de votre discussion et pourra mieux retenir les informations qui ont été mentionnées.
10) Jaugez vos contacts fréquents
Si vous effectuez des appels réguliers avec le même interlocuteur, il est parfois nécessaire de réfléchir à vos relations. Autrement dit, observez comment vous vous adressez l’un à l’autre : essayez de créer un lien personnel qui servira à mieux appréhender vos annonces et vos demandes. Vous pourrez alors trouver un terrain d’entente plus rapidement et instaurer un climat plus convivial.
En conclusion, le contact téléphonique est un moyen de communication efficace et polyvalent pour entrer en contact avec votre interlocuteur. Néanmoins, il est primordial de respecter certaines consignes pour obtenir des résultats concrets et favorables. Les 10 astuces citées dans cet article vous aideront à améliorer votre pratique et à obtenir de meilleures résultats tout en gagnant du temps.